Riktlinjer för ansvarsfull försäljning och samarbete

Dessa riktlinjer beskriver det ansvar som ska prägla försäljning och samarbete inom RIUS. De ska bidra till trygg gruppförsäljning, tydlig information till kunder, ansvarsfull hantering av pengar och personuppgifter samt respekt för människor och miljö i leverantörskedjan.

Riktlinjerna gäller för Rius Legacy AB (RIUS), återförsäljare, administratörer och deltagare i en försäljningsgrupp i den utsträckning som följer av deras roll. För leverantörer och andra affärspartner gäller avsnitt 10–13 endast när riktlinjerna har införlivats i eller hänvisats till av det aktuella avtalet.

Riktlinjerna kompletterar tillämpliga avtal, lagar och myndighetskrav. Om en bestämmelse strider mot tvingande lag gäller lagen. Om riktlinjerna och ett särskilt avtal säger olika saker har det särskilda avtalet företräde. Begrepp som definieras i RIUS allmänna villkor har samma betydelse här.

Den version som gäller är den som har blivit tillämplig enligt det aktuella avtalet. En materiell ändring av skyldigheterna ska hanteras i enlighet med avtalets regler om ändringar och information.

Alla som omfattas av riktlinjerna ska agera:

• lagligt, hederligt och med gott omdöme,
• respektfullt och utan diskriminering, trakasserier, hot eller otillbörliga påtryckningar,
• öppet om roller, priser, villkor och ekonomiska intressen,
• varsamt med människor, pengar, personuppgifter, produkter och miljö,
• skyndsamt när ett fel, missförhållande eller en risk upptäcks.

RIUS hämtar vägledning från internationellt erkända principer för mänskliga rättigheter, arbetsvillkor, miljö och antikorruption, däribland ILO:s grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet samt FN:s Global Compacts tio principer. Hänvisningen innebär inte att RIUS påstår medlemskap, certifiering eller extern verifiering.

RIUS ska inom ramen för sin roll:

• lämna återförsäljare och administratörer skälig, korrekt och begriplig produkt-, order- och försäljningsinformation,
• utforma stöd och försäljningsmaterial så att gruppförsäljningen kan genomföras tryggt och ansvarsfullt,
• ge kunder den information och de rättigheter som följer av RIUS roll som säljare eller den hjälp som krävs när återförsäljaren är säljare,
• arbeta riskbaserat med produktkrav, leverantörsansvar och uppföljning,
• ta emot och bedöma rapporter om misstänkta överträdelser samt vidta proportionerliga åtgärder när det finns grund för det,
• vara tydligt med vad RIUS har kontrollerat och inte framställa mål, ambitioner eller leverantörsuppgifter som verifierade resultat utan tillräckligt underlag.

Deltagandet ska vara frivilligt och försäljningen ska genomföras för gruppens gemensamma ändamål. Ingen deltagare får utsättas för skam, hot, oskälig press eller offentlig negativ jämförelse på grund av hur mycket personen har sålt. Gruppens förtjänst får inte betalas ut som individuell lön, provision eller annan privat ersättning.

Administratören och andra ansvariga vuxna ska anpassa upplägg, stöd och försäljningssätt efter deltagarnas ålder och förutsättningar. Minderåriga får inte bära personligt ekonomiskt eller avtalsrättsligt ansvar för gruppens försäljning. De ska inte ensamma hantera större kontantbelopp, riskfyllda möten, sena utdelningar eller andra moment som kräver vuxen närvaro.

Försäljningen ska planeras så att alla kan delta på rimliga och likvärdiga villkor. En person som inte kan eller vill genomföra ett visst säljmoment ska, när det är praktiskt möjligt, kunna bidra på annat sätt utan att stängas ute från det gemensamma ändamålet.

Kunden ska före köpet få tydlig information om vem som är säljare, pris, betalning, leverans, ångerrätt, reklamation och andra väsentliga villkor som gäller för det aktuella köpet. Gruppen och dess deltagare får endast använda uppgifter och material som RIUS har tillhandahållit eller godkänt och får inte lämna egna löften om exempelvis effekt, kvalitet, leveranstid, hållbarhet eller returrätt.

Marknadsföringen får inte vara vilseledande, aggressiv eller diskriminerande. Följande är inte tillåtet:

• falska omdömen, påhittad knapphet eller oriktiga prisjämförelser,
• spam, upprepade oönskade kontakter eller köptryck,
• direkta köpuppmaningar till barn eller uppmaningar till barn att övertala en vuxen att köpa,
• miljö- eller hållbarhetspåståenden som saknar tydligt och tillräckligt underlag,
• att dölja att försäljningen sker för en grupp eller att ge en felaktig bild av vem som är säljare.

Frågor som deltagaren inte säkert kan besvara ska lämnas vidare till administratören eller RIUS. Klagomål, ånger och reklamationer ska utan onödigt dröjsmål hänvisas eller vidarebefordras till rätt part enligt de villkor som gäller för köpet.

Betalningar, beställningar och avstämningar ska hanteras genom de betalningssätt och arbetsflöden som gäller för försäljningsperioden. En betalning får inte registreras som mottagen innan den faktiskt har kommit in eller kan styrkas.

Administratören ska hålla gruppens transaktioner spårbara och åtskilda i redovisningen från privata inköp och utgifter. Gruppens pengar får aldrig användas privat, lånas ut eller föras vidare till ett annat ändamål än det som följer av de allmänna villkoren. Underlag ska bevaras i den utsträckning som krävs enligt avtal, instruktion och lag.

Inloggningsuppgifter och behörigheter är personliga och ska skyddas. Misstänkta felbetalningar, bedrägerier, obehörig åtkomst eller differenser ska rapporteras till RIUS utan onödigt dröjsmål.

Personuppgifter får endast behandlas för ett tydligt och berättigat ändamål, med stöd av tillämpliga instruktioner och RIUS integritetspolicy. Åtkomsten ska begränsas till personer som behöver uppgifterna för sin uppgift.

Det är inte tillåtet att:

• använda kunders eller deltagares uppgifter för privat marknadsföring eller andra egna ändamål,
• skapa eller spara egna kundregister utanför godkända system längre än vad uppgiften kräver,
• dela orderlistor, kontaktuppgifter, inloggningsuppgifter eller annan skyddsvärd information med obehöriga,
• publicera en minderårigs fullständiga namn, bild eller kontaktuppgifter utan rättsligt stöd och nödvändig information till den minderårige och, när det krävs, vårdnadshavaren.

Externa kopior och utskrifter ska förvaras säkert och raderas eller förstöras när de inte längre behövs. Förlust, felaktigt utskick eller annan misstänkt personuppgiftsincident ska omedelbart meddelas RIUS via info@riuslegacy.com.

RIUS namn, logotyp, bilder, texter och digitala verktyg får bara användas för den aktuella försäljningen och enligt gällande instruktioner. Material får inte ändras så att avsändare, produkt, pris, villkor eller budskap blir missvisande.

Ingen får utan skriftligt godkännande uppträda som anställd eller behörig företrädare för RIUS, registrera konton i RIUS namn, köpa annonser i RIUS namn eller skapa webbplatser och sociala konton som kan förväxlas med RIUS officiella kanaler.

Försök att kringgå behörigheter, manipulera beställningar, störa tjänster eller använda information från RIUS system för andra ändamål är förbjudna.

Mutor, bedrägerier, förskingring, penningtvätt, otillåtna provisioner och annan korruption tolereras inte. En gåva, förmån eller representation får aldrig erbjudas eller tas emot om den kan påverka, eller framstå som att den påverkar, ett affärsbeslut på ett otillbörligt sätt.

Den som har ett privat, ekonomiskt eller annat intresse som kan påverka ett beslut för RIUS eller gruppen ska berätta det för rätt beslutsfattare och avstå från att handlägga frågan när det behövs. Konkurrensregler, handelssanktioner och andra tillämpliga affärsrättsliga krav ska följas.

En leverantör eller affärspartner som genom avtal omfattas av dessa riktlinjer ansvarar för att kraven följs i den egna verksamheten och, i rimlig och riskbaserad omfattning, hos underleverantörer som medverkar till varor eller tjänster för RIUS.

Partnern ska känna till var produktion och väsentliga arbetsmoment sker, utse en ansvarig kontaktperson och på begäran lämna relevant information om tillverkningsställen, material, underleverantörer och hur risker hanteras. Uppgifterna ska vara korrekta och väsentliga förändringar ska meddelas RIUS utan onödigt dröjsmål.

Att riktlinjerna gäller innebär inte i sig att RIUS har certifierat partnern eller genomfört en revision. Uppföljning sker enligt avtal och utifrån risk.

Leverantörer och affärspartner som omfattas av detta avsnitt ska respektera internationellt erkända mänskliga rättigheter och ILO:s grundläggande principer och rättigheter i arbetslivet. Det innebär minst att:

• arbete ska vara frivilligt; tvångsarbete, människohandel och kvarhållande av identitetshandlingar får inte förekomma,
• barnarbete inte får förekomma och laglig minimiålder för arbete ska följas,
• personer under 18 år inte får utföra farligt arbete eller arbete som skadar hälsa, säkerhet eller utveckling,
• arbetstagare ska kunna organisera sig och förhandla kollektivt i enlighet med tillämplig lag,
• diskriminering, trakasserier, våld och förnedrande behandling inte får förekomma,
• arbetstid, vila, ledighet, lön och ersättning ska uppfylla lag och tillämpliga kollektivavtal; lön ska betalas korrekt och i tid,
• anställningsvillkor ska vara begripliga och dokumenterade och arbetsmiljön ska vara säker och hälsosam,
• arbetstagare ska ha en tillgänglig möjlighet att framföra klagomål utan repressalier.

Om lokal lag ger ett starkare skydd ska det starkare skyddet följas.

Leverantörer och affärspartner ska följa tillämplig miljö-, produkt-, kemikalie- och säkerhetslagstiftning samt de specifikationer som har avtalats med RIUS. Produkter får inte medvetet innehålla förbjudna ämnen eller avvika från avtalade säkerhets- och kvalitetskrav.

Verksamheten ska arbeta systematiskt för att förebygga föroreningar, minska onödig resurs- och energianvändning, hantera kemikalier och avfall säkert samt minska negativ klimat- och miljöpåverkan där det är relevant och möjligt.

På begäran ska partnern kunna lämna rimligt underlag om material, ursprung, tillverkningsställe, tester, certifikat eller andra uppgifter som behövs för lagkrav, produktsäkerhet, spårbarhet eller sakliga hållbarhetspåståenden. Misstänkta säkerhetsfel, otillåtna ämnen och väsentliga avvikelser ska omedelbart rapporteras till RIUS.

RIUS får, i den utsträckning som följer av tillämpligt avtal, begära information och underlag eller genomföra annan proportionerlig och riskbaserad uppföljning av efterlevnaden. En partner ska medverka lojalt, svara korrekt och inte dölja missförhållanden.

Om en avvikelse upptäcks ska den ansvariga parten utan onödigt dröjsmål:

• begränsa omedelbar risk för människor, kunder, produkter, data eller miljö,
• informera RIUS om allvarliga eller återkommande avvikelser,
• utreda orsaken och ta fram en tidsatt rättelseplan,
• följa upp att åtgärderna får avsedd effekt.

RIUS bedömer åtgärden utifrån överträdelsens art, allvar, upprepning och hur parten medverkar till rättelse. Möjliga följder styrs av tillämpligt avtal och kan omfatta krav på rättelse, begränsat eller pausat samarbete eller att samarbetet avslutas. Vid omedelbar fara eller misstanke om brott kan andra skydds- eller rapporteringsåtgärder behöva vidtas.

Den som ser eller misstänker en överträdelse bör så snart som möjligt kontakta sin administratör eller RIUS på info@riuslegacy.com. Beskriv vad som har hänt, när det hände och vilka personer, produkter eller beställningar som berörs. Lämna inte fler personuppgifter än vad som behövs.

RIUS hanterar uppgifter så diskret som omständigheterna medger och delar dem endast med personer som behöver dem för bedömning, skyddsåtgärd eller utredning. Ingen får utsättas för repressalier för att i god tro ha rapporterat en misstänkt överträdelse eller medverkat i en utredning.

Vid akut fara ska 112 kontaktas. Misstänkta brott kan också anmälas direkt till behörig myndighet.

RIUS kan uppdatera riktlinjerna när lagstiftning, verksamhet eller identifierade risker förändras. Aktuell version och datum publiceras på https://www.riuslegacy.com/ansvarsfull-forsaljning/. Ändringar som påverkar avtalsbundna skyldigheter börjar gälla enligt det aktuella avtalets regler.

Frågor om riktlinjerna skickas till:

Rius Legacy AB Org.nr 559595-2002 E-post: info@riuslegacy.com Webbplats: https://www.riuslegacy.com